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歓送迎会のメール例文集 主賓本人へのメールから参加者への案内メールまで

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近年は、様々な用事をメールで済ませることも増えてきました。
手紙などを出すのは大変なことですが、メールであれば
アドレスさえ知っている方ならとても手軽に送れますよね。

ですが、どのような文章を作ればいいのか悩んでしまうこともあるかもしれません。
特に歓送迎会などのお誘いをメールでする場合は内容に悩みますよね。

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そこで、メールの例文ややりとりなどについて詳しくご紹介します。

■歓送迎会メールを主賓本人に送る際の例文

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歓送迎会で主賓本人にメールを送る際には
どのような点に注意すれば良いのでしょうか。

参加者を集めることから始めてしまう方もいるようですが、
先に主賓に確認をしておきましょう。
というのも、主賓本人が参加できなければ歓送迎会の意味がないため、
先に都合の良い日程を確認しておく必要があるのです。

日程についてはあらかじめ直接本人に確認をします。
これもメールで済ませても良いのですが、
間違っても勝手に日時を決定することがないようにしましょう。

では歓迎会の日時が決まり、主賓本人に案内のメールを送る際の
例文についてご紹介します。

タイトル:歓迎会へのご出席のお願い

先日お知らせさせていただいておりましたが、
下記により歓迎会を開催いたしたく、ご案内いたしました。
ささやかな催しとなりますが、部員一同でお待ちしておりますので、
ぜひご出席ください。

日時、場所は以下の通りです。
日時 ○月○日(○曜日)
場所 ○○

以上、ご参加をお待ちしております。

次に、定年退職となった場合の送別会のメール例文についてご紹介します。

タイトル:送別会のご案内
○○部長

会社の職務を全うされてのご退職、お疲れ様です。
私たち部員一同、たくさんご指導くださいました○○部長には
深く感謝しております。
つきましては、○○部長の第二のご出発に際し、
部員一同で感謝の意を込めまして送別会を準備させていただきました。

貴重なお時間を頂戴する形となり恐縮の至りでございますが、
ぜひご出席いただきますようお願い申し上げます。

日時、場所は以下の通りです。
日時 ○月○日(○曜日)
場所 ○○

以上、ご参加をお待ちしております。

注意したいことは、主賓本人は会費が無料となるのが一般的です。
そのため、あえて無料であることを書く必要はないのですが、
会費について問い合わせられるのは面倒だという方は
「会費 ご招待」と一文を追加しておくと良いでしょう。

それから、場合によっては主賓が何人もいるというケースもありますよね。
この場合、それぞれ別のメール本文を作らなければならないのか?
と疑問に思う方もいるかもしれませんが、そんなことはありません。

全員に同じメールを送って問題ないので、誰に送ってもおかしくない内容を
作るのがポイントになります。

歓送迎会として両方同時にとり行う場合、面倒であったとしても、
送られる方、迎えられる方それぞれに合った文面を送った方が良いです。

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参加者への案内としては「歓送迎会」としてまとめても良いのですが、
主賓本人に送る際には送る相手によって文面を変えましょう。

■参加者に送る案内メールの例文をご紹介

075

参加者に案内を送る際の例文についてご紹介します。
シーンとしてよくある、現在お世話になっている上司の異動と
それにより新しく着任する方の歓迎を行う歓送迎会の案内メール例文について
ご紹介しましょう。

タイトル:歓送迎会のご案内

お仕事お疲れ様です。
この度、○○課長が○○支店長にご栄転されることとなりました。
並びに、○○支店より○○課長が当課の課長として異動されます。

つきましては、○○課長の今後のご活躍を祈念し、
○○課長の歓迎の意を込め、歓送迎会を企画いたします。

ささやかな催しとなりますが、参加できない方以外はぜひご出席ください。
日時は以下の通りです。

○月○日までに幹事まで出欠のご連絡をお願いいたします。
ご協力よろしくお願い申し上げます。

日時 ○月○日(○曜日)午後○時〜
会費 ○円
場所 ○○居酒屋 ○○店
住所 ○○
電話番号 00-0000-0000
地図

会費が女性と男性で違う場合は、その点も書いておきましょう。

書き方などについてわからないことがあれば、幹事を担当したことがある
知り合いに相談してみるのも良いですね。

あくまでご紹介した案内は例文であるため、あとは状況などに応じて
書き換えてください。

また、参加者への案内メールを送ったものの、なかなか返信が届かないことがあります。
会費の問題などもあるので、そういった場合は確認を取りましょう。

ここで注意しなければならないのが、もしかしたら相手に届いていないかもしれないと
いう可能性を考えるということです。
なぜメールを送っているのに返信をしてくれないのか?といった趣旨の内容を
送ってしまうと、相手の気分を害してしまう可能性があります。

そのため、「○月○日に○月○日に行われる新年会についてご案内をしておりましたが、
届いていますでしょうか?迷惑メールフォルダなどに届いているのかもしれないと
思い、念のため確認のメールをお送りさせていただきました。

お忙しいところ大変恐縮ではありますが、○日の○時まで
ご返信いただけますでしょうか。どうぞよろしくお願いいたします。
といった内容のメールを送りましょう。

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